Làm sao để tổ chức sự kiện thành công? – Đây là nỗi băn khoăn của các doanh nghiệp khi chuẩn bị tổ chức sự kiện. Việc lên ý tưởng, kế hoạch, cho đến khi chuẩn bị và chương trình diễn ra sẽ khó tránh khỏi khó khăn. Vậy có bí quyết đặc biệt nào để chuẩn bị cho một chương trình thành công?
Chọn địa điểm phù hợp – Yếu tố quan trọng để tổ chức sự kiện thành công
Không phải một địa điểm hoành tráng, một nơi rộng lớn, mà là một địa điểm phù hợp. Địa điểm phù hợp nghĩa là phù hợp với ngân sách, quy mô, tính chất và thuận tiện di chuyển. Đối với một sự kiện, địa điểm quyết định 30% sự thành công.
Sau khi dư trù kinh phí, quy mô và tính chất sự kiện bạn nên tìm ngay địa điểm phù hợp nhất để tổ chức. Nhanh chóng chốt địa điểm, hoàn thành thủ tục thuê mượn, đảm bảo yếu tố quan trọng nhất của sự kiện. Để chắc chắn nhất cần phải chú ý chặt chẽ các điều khoản trong hợp đồng.
Thống nhất kế hoạch, trao đổi rõ ràng giữa các vị trí trong kế hoạch tổ chức sự kiện
Điều tối kỵ nhất khi làm sự kiện là thay đổi kế hoạch. Bất kể một sự thay đổi nào đ, dù nhỏ nhất, cũng sẽ tốn thời gian xử lý. Điều đó có thể tốn kém chi phí và ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện.
Do đó, việc lên kế hoạch thống nhất ngay từ đầu vô cùng quan trọng. Ngay từ ý tưởng và việc lên kế hoạch triển khai cần trao đổi rõ ràng giữa các thành viên. Hãy cùng tranh luận để đưa ra ý tưởng tốt nhất và đi đến nội dung kế hoạch đồng bộ nhất. Điều đó sẽ hạn chế được những vấn đề xảy ra về sau, chỉ thay đổi khi có ảnh hưởng bởi yếu tố bên ngoài. Và trong kế hoạch, mỗi người sẽ giữ một vai trò khác nhau. Hãy làm rõ công việc, làm tốt vai trò mỗi vị trí, chính là tạo nên tính thống nhất cho kế hoạch.
Quản lý chặt chẽ từ khâu lên kế hoạch đến khi sự kiện diễn ra
Hãy dùng đến các công cụ hỗ trợ để việc quản lý kế hoạch được chặt chẽ nhất. Một số gọi ý tiện dụng nhất như excel, lịch nhắc nhở. Để cụ thể các đầu mục công việc như:
– Danh sách công việc cần làm
– Thời gian hoàn thành các mục nhỏ và đến khi sự kiện hoàn thành.
– Người thực hiện các hạng mục.
– Chi phí dự toán/ chi phí thực tế cho sự kiện và từng hạng mục.
– Những lưu ý cụ thể, có thể là phương án dự trù
– File báo cáo công việc của mỗi người trong kế hoạch để đánh giá.
Để ý đến các chi tiết nhỏ trong sự kiện – Góp phần tổ chức sự kiện thành công
Những yếu tố tuy nhỏ và ít người quan tâm như thói quen, văn hóa, tôn giáo của khách mời tham dự sự kiện. Đây là điều ít người lên kế hoạch để ý đến, nhưng lại mang tính quyết định quan trọng. Bởi sự kiện không chỉ là truyền tải một vấn đề của doanh nghiệp. Mà hãy chú ý ở sự kiện đó người quan trọng nhất chính là những khách mời đến dự. Hãy phân tích danh sách khách mời, thói quen của khách hàng để tìm được điểm chung đồng nhất. Sau đó, tìm giải pháp dung hòa và xử lý khéo léo đối với các vị khách được mời đến. Sự kiện là của công ty nhưng đánh giá thành công hay không lại chính là khách mời tiếp nhận sự kiện như thế nào.
Hãy chuẩn bị phương án dự trù
Trong tổ chức sự kiện, không có kế hoạch hoàn hảo 100%, cũng không ai muốn bất trắc xảy đến. Và cẩn thận hơn hết hãy lên phương án dự phòng. Tập trung vào mục tiêu tốt nhất và dự phòng những trường hợp xấu nhất để chuẩn bị. Những yếu tố ngoại cảnh không thể kiểm soát như: Thời tiết, thiết bị, nhân sự, khách mời…
Đội ngũ hỗ trợ khách mời
Luôn sẵn sàng phục vụ, chủ động hướng dẫn khách mời tới dự sự kiện. Đừng để khách phải tự mình tìm kiếm thông tin hay bối rối trong sự kiện của công ty. Đội ngũ y tế và kỹ thuật là phải có cho tất cả các sự kiện. Cùng sự chuẩn bị về nhân sự, hãy trang bị cho họ những thiết bị cần thiết.
Nếu bạn đang gặp khó khăn về việc sự kiện của công ty. Hãy để Minh Khang Agency – Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín tư vấn, góp phần mang đến một sự kiện thành công.
Liên hệ:
Hotline: 091 138 16 88
Fanpage: https://www.facebook.com/minhkhangagency/
Địa chỉ:
– Hà Nội: Số 09 – DV 06, KĐT Mỗ Lao, Q. Hà Đông
– Xưởng sáng tạo: Số 516 Tầng 5, Tòa nhà ATHome, Tp. Thanh Hóa.