Đối với các doanh nghiệp ra mắt sản phẩm, khai trương cửa hàng thì việc tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng. Đây được xem như hoạt động khởi đầu đánh dấu sự ra mắt của nhãn hàng. Là thời điểm để kết nối khách hàng với doanh nghiệp, quảng bá hình ảnh đến khách hàng. Nên tất nhiên, ai cũng mong muốn chương trình sự kiện khởi đầu sẽ diễn ra thành công, mang lại may mắn. Trong bài viết này Minh Khang Agency chia sẻ một số kinh nghiệm về quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, khai trương, khi hợp tác với nhãn hàng.
Đầu tiên, chuẩn bị kịch bản chi tiết
Bất kì một sự kiện nào cũng cần có kịch bản chi tiết, được chuẩn bị kĩ càng trước khi sự kiện diễn ra. Điều này đòi hỏi người lên kịch bản cần hiểu rõ về mục đích sự kiện. Để lên nội dụng chi tiết, đầu mục công việc, thời gian.
Trong kế hoạch, timeline là yếu tố quan trọng nhất và cần được chuẩn bị cụ thể, rõ ràng. Từ kinh phí, địa điểm, thời gian, khách mời, trang thiết bị đến các hạng mục cụ thể khác. Các hạng mục đó như: âm thanh, ánh sáng, backdrop, background, nhân sự.
Kịch bản sự kiện càng chi tiết, tỉ mỉ thì chương trình diễn ra thuận lợi và có phương án giải quyết những khó khăn dễ dàng hơn. Đồng thời, việc hiểu về sản phẩm và nhãn hàng là vô cùng quan trọng. Minh Khang luôn coi trọng điều này để truyền đạt và thể hiện được đúng mục đích của sự kiện. Đưa sản phẩm, nhãn hàng đến vưới khách hàng tiềm năng.
Và đặc biệt với các sự kiện ra mắt, khai trương cửa hàng là sự đánh dầu đầu tiên của tiếp cận khách hàng. Nên với Minh Khang Agency sẽ lên kế hoạch cụ thể ngay từ ban đầu cho khách hàng hiểu rõ. Với quy trình tổ chức sự kiện thì lên kế hoạch chi tiết từ đầu là rất quan trọng.
Thi công các hạng mục trong kế hoạch
Sau khi hai bên đã thống nhất kịch bản, nhân sự của Minh Khang Agency sẽ tiến hành triển khai nhanh chóng kế hoạch. Minh Khang sẽ liên hệ và làm việc với các đơn vị liên quan. Như nơi sẽ thuê địa điểm, các thiết bị sân khấu sẽ thuê, và các khâu chuẩn bị liên quan.
Sau đó, Minh Khang sẽ tiến hành khảo sát địa điểm, không gian tổ chức sự kiện. Rồi lên maket sân khấu, thiết kế sơ đồ tổng thể sự kiện. Các ý tưởng về việc thiết kế sẽ được khách hàng duyệt rồi thống nhất triển khai.
Đơn vị tổ chức sẽ thi công các hạng mục như: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, treo banner, backdrop. Đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi và đi đến thành công. Sau đó, nhân viên thi công sẽ kiểm tra quy trình, đảm bảo yêu cầu kĩ thuật và an toàn lao động.
Take care khách mời và KOLs
Một trong những thành phần chính của sự kiện đó là khách mời và KOLs. Nên cầm take care khách mời và KOLs trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Để thể hiện sự chuyên nghiệp và nâng cao uy tín cũng như chất lượng dịch vụ của nhãn hàng. Nên có sự quan tâm tới khách mời từ khâu gửi thư mời chó đến khi sự kiện diễn ra.
Với khách mời và KOLs chính là những người “truyền thông” sự kiện tới các khách hàng tiềm năng. Và sự ấn tượng cũng như có cảm tình với nhãn hàng, họ cũng sẽ đưa được thông điệp tích cực đến với khách hàng.
Tiếp nhận phản hồi của khách hàng.
Tiếp nhận phản hồi của khách hàng sau khi sự kiện diễn ra sẽ giúp cho nhãn hàng để đánh giá được hiệu quả tương tác. Sự tương tác cần thiết để có những sửa đổi bổ sung, hoàn thiện sản phẩm. Nhãn hàng có thể thu thập ý kiến của khách hàng bằng cách tặng kèm các sản phẩm để khảo sát ý kiến.
Việc nhận được phản hồi tích cực, nhãn hàng sẽ phát huy những điểm mạnh, nâng cao chất lượng dịch vụ, sản phẩm. Và những phản hồi tiêu cực giúp cho nhãn hàng có được những ý kiến để thay đổi phù hợp.
Trao đổi sau khi sự kiện kết thúc
Sau khi sự kiện kết thúc, hai bên sẽ cùng trao đổi, đánh giá về sự kiện. Đánh giá về sự thành công và những lưu ý. Nếu gặp phải những vấn đề ngoài ý muốn, nếu xử lý được sẽ cùng tìm cách giải quyết.
Sau đó, đi đến việc kết thúc hợp đồng như đã cam kết.
Trên đây là quy trình cơ bản để tiến hành triển khai sự kiện cho việc ra mắt, khai trương cửa hàng. Minh Khang Agency cam kết đem lại kế hoạch tổ chức phù hợp, đáp ứng đúng mục đích và hiệu quả nhất.